有限责任公司和公司持续的合规要求

2017年1月10日通过梅丽莎·克拉克

在成立公司或有限责任公司后，遵守政府要求的必要性只会变得更加重要。通常，公司或有限责任公司的成立首先是为了帮助保护个人资产，并为所有者和员工提供免税福利。然而，不能满足这些持续的需求可能会导致组织失去这些好处。

小企业主尤其有磕磕绊绊的危险。由于它们通常不堪重负他们的商业日常运营需求的多个方面，因此他们可能不知道如何避免不合规以及产生的瘫痪或致命的业务后果。Incfile.com可以提供帮助。

公司和有限责任公司有内部和外部的持续需求。公司的董事或有限责任公司的成员必须满足内部要求，并将其记录在公司记录中。外部要求是指有限责任公司或公司所在的国家强加的要求;这些措施通常至少包括向国家提交一年或两年的备案，以及一些费用。

内部需求

内部需求经常被忽视，但对于组织内的有效决策和沟通至关重要。公司比有限责任公司有更多的内部要求;这包括召开董事和股东大会并适当记录会议内容，制定和更新公司章程，向股东发行股票，以及记录股票转让。虽然这些行动并不是有限责任公司的特别要求，但采纳运营协议(并根据需要更新它)、发行成员股份、记录利益转移和召开年度会议仍然是一个好主意。

所有者使用一个合并的公司记录簿来组织和保存重要的公司文件，如章程、章程、会议记录、决议、股票凭证、契约等。许多企业主使用公司装备或LLC工具包组织和保存这些重要的记录。许多企业还使用金属或橡胶的公司印章，即在文件上用凸起的字母留下公司名称的印章，以表明该文件是公司授权的官方交易。这些可以作为公司工具包的一部分或从文具店获得。

公司章程规定了公司的基本运作原则;它们应该作为合并过程的一部分进行计划和起草。公司不需要向任何政府机构提交章程，但公司需要至少召开一次初始和年度会议，通过章程，并保存会议记录，并将这些记录存档。章程很重要，因为它规定了一些正式的规则，例如:会议可以在什么时候举行，以什么方式举行;会议的通知、法定人数和表决规则;如何在会议之外达成和记录决策;公司管理人员的基本职务和职责;以及向股东提供定期(通常至少每年)信息的要求。

简而言之，公司章程是公司的主要决策和操作程序的书面形式。这可以帮助所有者完善和改进他们的通用实践，也可以在对给定情况或需求的正式解决方案产生不确定性或分歧时充当“裁判”。公司章程也使你的公司在股东、债权人、潜在投资者、其他企业甚至美国国税局眼中具有信誉。然而，所有者应该小心，确保他们的章程不与他们州的商业公司法或同等法律相冲突。

如果在公司章程中还没有任命董事会(这是一些州的要求)，那么首个董事会的名字和地址需要在一份单独的文件中列出。这些董事将在董事会任职至第一次年度股东大会，届时将选举出新的董事会。

新公司最重要的任务之一是为第一次董事会会议准备会议记录。在第一次会议上，公司的一些关键行动应该得到批准，如选举官员、通过章程、选择主要办公室或总部所在地、为公司账户选择银行、会计期间或财政年度、初始税收选举和发行公司股票。通常情况下，基础研究和支持性研究是在实际会议之前完成的，但如果董事会投票同意，他们可以按照准备好的方式修改或修改会议记录。任何最初的董事都可以准备会议记录，但整个董事会必须在会议记录上签字，包括任何必要的修改或变更。

此后，公司必须至少每年召开一次股东大会和董事会会议;准确、完整的会议记录对于这两方面都很重要，因为这些文件将被用作未来决策的参考材料。记住:“如果一件事没有写下来，那它就没有发生过。”

另一方面，有限责任公司是在其组织章程提交给国家有限责任公司办公室后正式成立的。章程中包含有限责任公司的名称等基本组织信息;它是由其成员管理还是由被称为管理者的选定成员管理;会员的名称和地址;还有它的办公室在哪里。

除了组织章程之外，有限责任公司最重要的文件是其经营协议。州政府并没有要求这一点(纽约州除外)，但这是一份重要的内部文件，正式记录了有限责任公司将如何运作。它与合伙协议非常相似;除了有限责任公司，它被称为经营协议。它列出了成员，每个成员有多少投资，利润将如何分配，以及当问题进入投票时每个成员有多少权重。它还可能指定会议的要求(通知、法定人数、投票规则等)，但它不是必须这样做。然而，正常情况下，运营协议确实包括州强制要求。

外部需求

外部要求通常包括向国家和某种费用的定期报告。大多数州都要求公司和LLCS提交年度或两年期陈述或报告，以及某种相关的申请费。LLC也可能对工资税，房产税，销售和使用税或“卖方许可证”或“营业执照续约”承担责任。也可能需要其他州或本地文件，例如商业许可或州或市税务登记。业主还将仍将提交个人州和联邦所得税申报表。

一些州还征收特许权税——基本上是公司为获得州政府的经营许可而支付的费用。不同的州使用不同的方法来计算特许税;它可能是基于收入，或一些衡量标准，如公司的授权股份总数及其价值。

每个州对年度报表和特许税都有自己的最后期限。有些州根据公司或有限责任公司的成立纪念日来确定这些期限。还有一些州对所有公司的年度报表规定了一个截止日期，而对所有有限责任公司则规定了另一个截止日期。企业所有者需要知道如何以及在哪里研究这些需求，以便在合并前进行计划，然后随着业务的继续运行和进展，跟上不断变化的需求。